Dans la vie d’une PPE, il arrive qu’une petite dépense s’impose rapidement : remplacer un luminaire, acheter un aspirateur pour les communs, faire réparer une serrure. La tentation est grande de lancer un “vote par e‑mail”. Est‑ce valable juridiquement ? La réponse courte est : pas en tant que tel. En Suisse, hors assemblée, seule la décision écrite (circulaire) est admise… à l’unanimité.
1) Ce que la loi admet aujourd’hui
Le droit suisse admet deux formes pour les décisions d’une PPE :
- en assemblée des propriétaires d’étages (AG), selon les art. 712m‑p CC (convocation, quorum, procès‑verbal, majorités), et
- par voie de circulaire (décision écrite), mécanisme tiré de l’art. 66 al. 2 CC (droit des associations, applicable à la PPE par renvoi), qui exige l’unanimité.
Unanimité en circulaire = accord écrit de tous les copropriétaires, sans exception. En pratique, on requiert une signature sur le document soumis (un simple “ok” par e‑mail ne suffit pas).
Un “vote par e‑mail à la majorité”, est‑ce valable ?
Non, pas en principe. Le régime exceptionnel COVID (qui a permis des votes écrits/électroniques à la majorité) est échu ; depuis le 1er janvier 2023, les votes par écrit à la majorité ne sont plus admis pour les PPE. La doctrine est partagée sur la possibilité d’inscrire cela dans un règlement, et le Tribunal fédéral ne s’est pas encore prononcé : prudence.
Conséquence pratique : un “tour d’e‑mail” où la majorité répond “oui” n’équivaut pas à une décision valable de la PPE. Il faut soit une AG, soit une circulaire unanime.
Et si le règlement PPE prévoit une “consultation écrite/électronique” ?
Certaines PPE ont introduit des clauses permettant des consultations écrites ou électroniques. Après COVID, plusieurs avis de praticiens et d’auteurs ont discuté leur validité à la majorité ; rien n’est tranché par le TF et les recommandations sectorielles restent réservées. Position prudente pour éviter des contestations : exiger l’unanimité en circulaire ou tenir une AG (présentielle).
Les “petites dépenses” peuvent‑elles être décidées sans vote ?
Souvent oui, si elles relèvent de l’entretien courant et sous un seuil prévu par le règlement/usage : l’administrateur peut agir sans passer par un vote, qu’il soit en AG ou par circulaire. Exemples : petites réparations, consommables, interventions mineures. Vérifiez le RAU et les décisions d’AG fixant un plafond. Au‑delà, AG ou circulaire unanime.
Comment faire correctement une décision écrite (circulaire) ?
Pour qu’une décision écrite soit valable, suivez ces étapes :
- Projet clair : intitulez et décrivez précisément l’objet (montant, fournisseur, devis joint).
- Envoi à tous les copropriétaires, mêmes informations pour chacun.
- Formulaire à signer (papier ou signature électronique qualifiée) ; un e‑mail non signé est insuffisant.
- Unanimité requise : recueillez la signature de tous (pas d’abstention/silence).
- PV / Archivage : consignez la décision et joignez‑la au dossier de l’immeuble.
Rappel sur l’assemblée (quand le vote par e‑mail ne suffit pas)
Si l’objet ne peut pas être décidé par l’administrateur et que l’unanimité en circulaire est illusoire, convoquez une AG (ordinaire ou extraordinaire). L’AG doit respecter : convocation régulière, quorum (art. 712p CC) et majorités selon la nature de la décision (simple, qualifiée, absolue, unanimité).
Conclusion
- Non, un simple vote par e‑mail à la majorité n’est pas valable aujourd’hui pour décider au nom de la PPE.
- Oui, on peut décider hors AG par circulaire, mais uniquement à l’unanimité, avec accord écrit et signé de tous.
- Pour les petites dépenses d’entretien courant, l’administrateur peut souvent décider seul (si le règlement/AG le permet), sans vote.